Учебный центр, помимо образовательного процесса, может осуществлять сопутствующую ему торговую деятельность, предлагая своим учащимся специализированную литературу, учебники, наглядные пособия и пр. Автоматизация внутренней деятельности учебного центра позволяет вести складской учет в режиме реального времени, одномоментно списывая со склада товар, только что оплаченный, и предоставляя регулярный отчет о количестве каждого наименования в товарных запасах и на какой период времени их будет достаточно, чтобы удовлетворить имеющийся спрос.
Для регистрации торговых операций в программе предусмотрена специальная учетная форма – окно продаж, через которое определяются объемы реализации в целом и отдельно по наименованиям.
В учебном центре может быть создан библиотечный фонд, из которого учащимся выдаются книги на время обучения. Автоматизация учебного центра предоставляет инструмент контроля над возвратом учебных пособий – это так называемые абонементы, через которые осуществляется также контроль над посещаемостью и оплатой за обучение. Подробнее о системе доступно тут http://usu.kz/informatsionnaya_sistema_vuza.php.
Абонемент – электронный формат контроля над учащимися, его оформляют каждому ученику при покупке очередного учебного курса, указывая в нем фамилию учащегося, наименование курса, преподавателя, количество плановых занятий, период обучения и время начала уроков, стоимость курса и размер внесенной оплаты. В нем же указывают перечень выданной литературы.
Если ученик что-то должен учебному центру – книги или очередной платеж, такой абонемент будет покрашен в красный цвет как сигнал администратору обратить внимание на этого ученика и не пропустить без оповещения о том, что он что-то должен. Как только возврат книг или оплата за курс состоялись, абонемент приобретает нейтральный цвет.
Абонементы, по сути, являются базой продаж услуг учебного центра, со временем приумножаясь количественно до размеров базы данных, где содержится полезная информация по спросу на учебные курсы. Каждый абонемент имеет свой статус, всего их четыре, и они отображают состояние абонемента к текущему моменту, поэтому среди них есть открытые и закрытые, долг и замороженный. Все статусы имеют собственный цвет для визуального разграничения и могут быть легко отсортированы по любому указанному в них параметру. В программе есть еще одна форма учета учащихся – это расписание занятий, также составленной программой.
